Utarbeide delplaner

Menyene under gir viktig veiledning til oppstart og gjennomføring av planarbeid.

Innledning

Longyearbyen lokalstyre har som mål å etablere et godt samarbeid med forslagsstiller tidlig i planarbeidet, slik at ressursbruken i de enkelte sakene blir optimalisert.

Når planforslaget er godt forberedt og avklart, vil behandlingen gå greit, uten unødvendige, kostbare og tidkrevende omarbeidinger.

Delplaner skal utarbeides av fagkyndige.

Det er laget en egen veileder for planarbeid på Svalbard; Arealplanlegging og konsekvensutredninger på Svalbard.

Maler

I menyen under finner du maler for aktuelle plandokumenter. Malene skal benyttes.

Lovverk og tekniske spesifikasjoner

Delplaner på Svalbard skal utarbeides etter Svalbardmiljøloven (SML) og det er utarbeidet en egen Spesifikasjon for tegneregler.

Både lovverk og tegneregler avviker fra standard på fastlandet.

Det er også laget en egen veileder, Arealplanlegging og konsekvensutredninger på Svalbard.

Veilederen er et levende dokument som oppdateres med jevne mellomrom.

Oppstart av planarbeid og utarbeidelse av planprogram

Planinitiativ

Ofte vil det være hensiktsmessig med samtaler med Longyearbyen Lokalstyre, enhet plan og uvikling (LL v/PLU) før det settes i gang formelt arbeid med en delplan. Dette kan være uformelle og uforpliktende møter og eller samtaler.

Oppstart

Før planarbeidet starter opp må forslagsstiller ha et møte (oppstartsmøte) med LL v/PLU om planarbeidet. Dette møtet er obligatorisk, og er den første delen av den formelle behandlingen av delplanforslaget. Det føres alltid referat fra møtet.

Du kan som privatperson være forslagsstiller og bestille oppstartsmøte, men en fagkyndig plankonsulent må delta på møtet og utarbeide selve delplanen.

Oppstartsmøtet skal gi gjensidig orientering, hvor planmyndigheten informerer om overordnede planer og føringer, veilede om planarbeidet generelt, stiller krav til planmaterialets innhold og avklarer plangrenser.

For å få til et godt oppstartsmøte er det viktig at plankonsulent/forslagsstiller gir relevante opplysninger om planen de ønsker å gjennomføre og hvilke spørsmål de trenger avklaring på. Dette skal sendes inn i forkant av møtet. Saksbehandler kan da stille godt forberedt, innhente relevant informasjon og kontakte eventuell andre instanser hos LL som bør delta i møtet.

Oppstartsmøte bestilles ved å sende e-post til postmottak@lokalstyre.no. Det er alltid saksbehandler i LL som kaller inn til møtet.

Varsling og planprogram

Etter oppstartsmøtet skal det varsle oppstart av planarbeid. Dette gjøres ved kunngjøring i Svalbardposten og gjennom elektroniske medier, samt ved å tilskrive aktuelle høringsinstanser og berørte parter som grunneiere og naboer. Høringsfrist er minimum 30 dager. Husk å be om at leietakere blir informert.

Liste over aktuelle mottakere finnes i menyen til høyre. I samråd med LL velges det ut de mottakerne som skal varsles for den konkrete planen.

Varsel skal alltid kunngjøres på LL sine nettsider. Det betyr at annonsetekst og eventuelle vedlegg må sendes LL i så god tid at det lar seg gjøre at annonsering her skjer samtidig som øvrige medier. Sendes til postmottak@lokalstyre.no.

For alle delplaner skal det også utarbeides planprogram. Planprogrammet skal høres, og sendes vanligvis ut på høring sammen med varsel om oppstart. Planprogrammet må gjennomgås av saksbehandler i LL før det sendes på høring. Saksbehandler vurderer om det er nødvendig å koordinere med andre enheter i LL før planprogrammet kan sendes på høring. Mal for planprogram finner du i menyen nedenfor.

Etter høringen av planprogrammet oversendes revidert planprogram til LL, sammen med mottatte merknader og en vurdering av disse. Planprogrammet legges så frem til politisk behandling for fastsettelse. Fastsatt planprogram er "oppskriften" for det videre arbeidet med delplanen.

Utarbeidelse av planforslag og videre saksbehandling

Planforslag

Forslagsstiller utarbeider et planforslag på bakgrunn av rammer og føringer gitt i overordnet plan, i oppstartsmøtet og som avklart i planprogrammet. Det stilles spesielle krav til materialets innhold og kvalitet. Se "Lovverk og tekniske spesifikasjoner" lenger oppe.

Planforslaget sendes inn til administrasjon i Longyearbyen lokalstyre (LL) ved enheten for Plan - og utvikling (PLU), som gjennomgår det innsendte materialet og forbereder saken for førstegangsbehandling. Det er hensiktsmessig med en god dialog med LL før planforslaget sendes over til behandling. Som minimum bør det avholdes møte rett før oversendelse, med gjennomgang av forslaget.

SOSI

Sammen med de øvrige dokumentene skal det leveres sosi fil på siste standard. Loggfila fra sosi kontroll skal også sendes med. Dersom sosi fila ikke tilfredsstiller kvalitetskravene eller ikke samsvarer med tilgrensende kartverk og planer, vil delplanforslaget ikke bli tatt opp til behandling.

Førstegangsbehandling

Ved førstegangsbehandlingen foreligger det et konkret forslag til reguleringsplan. Forslaget består av et plankart og et sett bestemmelser. I tillegg lager administrasjonen et saksfremlegg som beskriver planforslaget og gir en innstilling til politisk vedtak.

For å oppnå rask saksbehandling er det viktig at planforslaget er gjennomarbeidet og korrekt utformet. Planforslaget legges fram til politisk behandling i teknisk utvalg (TU). Forslaget blir enten lagt ut til høring, bearbeidet eller avvist.

Offentlig ettersyn (høring)

I høringsperioden blir alle berørte varslet, og kan komme med merknader til planen. Saksbehandler i LL sørger for at høringen blir gjennomført og oversender alle merknadene/innspillene til forslagstiller for vurdering.

Annengangsbehandling (Sluttbehandling)

Når høringsfristen har gått ut, forberedes ny behandling av planforslaget i TU før saken går til Lokalstyret. Merknader/innspill til planen kan føre til endringer av planforslaget. Ofte vil det være behov for tett dialog med saksbehandler i LL i denne fasen.

Vedtak

Lokalstyret vedtar delplaner. Gjennom en vedtatt delplan blir den viste arealbruken gjort bindende for området.

Kunngjøring av vedtatt delplan

Når en delplan er vedtatt, blir dette kunngjort. Alle berørte parter har anledning til å klage på vedtaket.