Offentlig journal

Journalen er et fortløpende, kronologisk register over innkomne og utgående brev og saksdokumenter, og interne notater. Dokumenter journalføres jf offentleglova § 10.

Den offentlige journalen inneholder ikke journaler for barne- og familietjenesten, PPT, elevmapper og barnehagebarn.

Journalen har en forsinkelse på 3 virkedager. Dokumenter er tilgjengelig i 1 år fra de ble publisert.

For bygge-, deling- og plansaker fulltekstpubliseres offentlige dokumenter.

Journalen finner du i Publikum 

Kontakt post@lokalstyre.no for innsyn i eldre saker.

 

Møtedokumenter

Møtedokumenter til politisk behandling finner du i Publikum 

Møteinnkallinger og møteprotokoller fra november 2016 til mai 2021 finner du i Publikum - historisk 

Innsyn og bestillinger fra journalen

Du har rett til å kreve innsyn i offentlige dokumenter, journaler og lignende registre. Alle saksdokumenter er offentlige hvis det ikke er gjort unntak med hjemmel i lov. Selv om et dokument kan unntas fra offentlighet skal meroffentlighet vurderes, jf offentleglova § 14.

Du kan bestille innsyn i dokumenter fra eInnsyn. Hvis du ikke finner den eller de sakene du ønsker innsyn i kan du ringe 79 02 21 50 eller sende en e-post til post@lokalstyre.no. Ved bestilling av dokumenter blir det alltid foretatt en ny offentlighetsvurdering.

Krav om innsyn behandles normalt i løpet av få dager. Hvis du ikke har fått svar innen fem virkedager regnes det som et avslag. Avslag som påklages sendes til Longyearbyen lokalstyre som videresender klage og begrunnelse til klageinstansen, som er Sysselmesteren på Svalbard.

Unntak fra offentlighet

Dokumenter som er registrert med en tilgangskode inneholder opplysninger som er unntatt fra offentlighet. Det innebærer at dokumentet ikke er offentlig tilgjengelig, men hvis du ber om innsyn i et slikt dokument vil ny offentlighetsvurdering bli gjennomført.

Tenk på følgende før du sender brev eller e-post til oss:

All post til og fra Longyearbyen lokalstyre blir offentlighetsvurdert og avhengig av sakstype kan noen opplysninger bli skjermet. Opplysninger som er taushetsbelagt blir alltid skjermet. Det betyr at du kan finne ditt brev omtalt, sitert eller gjengitt i sin helhet i aviser eller i nyheter.

E-post er ikke en trygg forsendelse, derfor bør du sende sensitive opplysninger via eDialog som ligger under fanen Selvbetjening, eller som brevpost for å sikre forsvarlig forsendelse.